En el mundo digital de hoy, la nómina electrónica se ha convertido en una herramienta clave para las empresas en Colombia y para la DIAN en términos de control y fiscalización tributaria. Para entender mejor su importancia, conversamos con Andrea Russi contadora y encargada en nuestra empresa de la nómina, quien nos explicó con más detalle este proceso.
¿Qué es la Nómina Electrónica?
La nómina electrónica es el documento soporte que valida los costos y deducciones asociados a la nómina en el impuesto de renta. Es un comprobante digital que las empresas deben emitir y reportar a la DIAN, asegurando transparencia y cumplimiento normativo.
¿Qué Información Contiene?
Este documento refleja toda la información relacionada con el pago de los empleados, incluyendo:
- Valores devengados: sueldo, bonificaciones, horas extras y cualquier otro concepto que constituya ingreso para el trabajador.
- Deducciones y aportes a seguridad social: descuentos por salud, pensión y otras retenciones aplicables.
¿Quiénes están obligados a emitir Nómina Electrónica?
Deben emitir nómina electrónica todas las personas y empresas que:
- Tengan empleados bajo una relación laboral regulada por el Código Sustantivo del Trabajo, ya sea en el sector público o privado.
- Requieran soportar costos y gastos en renta o IVA y no sean facturadores electrónicos, pero tengan empleados.
- Empleadores responsables del pago a pensionados que deban soportar costos y deducciones en sus declaraciones fiscales.
Ventajas de la Nómina Electrónica
Implementar la nómina electrónica ofrece múltiples beneficios, entre los cuales se destacan:
- Cumplimiento tributario: facilita el reporte actualizado de costos, deducciones e impuestos a la DIAN.
- Acceso a servicios tributarios mejorados: como devoluciones automáticas y declaraciones sugeridas.
- Mayor control y seguridad: los documentos están en formato XML con firma digital, garantizando su autenticidad y evitando modificaciones no autorizadas.
- Disponibilidad inmediata: se puede acceder a la información desde cualquier lugar y dispositivo con conexión a internet.
La nómina electrónica no solo es una obligación legal, sino una herramienta que simplifica la gestión financiera de las empresas. Si tu negocio aún no la ha implementado, es el momento de dar el paso hacia la digitalización.
