Política de Tratamiento de Datos Personales

Cumplir el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, según se establece en el Art.15 de la Constitución Política de Colombia.

Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales aportados por ARQUITECSOFT S.A.S. con el fin de prestar los servicios relacionados con su objeto social y de las funciones propias como fabricante de software y/o prestador de servicios tecnológicos en Cloud.

La presente política aplica a toda la información personal registrada en las bases de datos que administra y/o realiza tratamiento ARQUITECSOFT S.A.S., que haya sido conocida por la compañía en virtud de las relaciones comerciales con sus clientes, proveedores y colaboradores.

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para todos los colaboradores, contratistas y clientes de ARQUITECSOFT S.A.S.

De conformidad con la ley vigente para la protección de datos personales, se establecen las siguientes definiciones de palabras contenidas en la política para el tratamiento de datos personales de ARQUITECSOFT S.A.S., las cuales serán aplicadas e implementadas acogiendo los criterios de interpretación que garanticen una aplicación sistemática e integral. De tal forma, que deberán entenderse en el siguiente sentido:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la política de tratamiento de datos personales que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Es el conjunto organizado de Datos Personales que sean sujeto de tratamiento, e incluye archivos físicos, electrónicos y automatizados.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato Sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
• Encargado del Tratamiento de datos personales: Son las personas naturales o jurídicas que por sí mismas o en asocio con otros, realicen el tratamiento de datos personales por cuenta de ARQUITECSOFT S.A.S.
• Responsable del Tratamiento de datos personales: ARQUITECSOFT S.A.S. actúa como responsable frente a todos los datos personales sobre los cuales decida directamente qué tratamiento les dará según las autorizaciones otorgadas por los Titulares.
• Reclamo: El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento o el encargado del Tratamiento.
• Titular de Datos Personales: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento por parte de ARQUITECSOFT S.A.S.
• Tratamiento de datos Personales: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre los Datos Personales que realice ARQUITECSOFT S.A.S. o los encargados del Tratamiento por cuenta de ARQUITECSOFT S.A.S. tales como, la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia de datos personales: Ocurrirá cuando ARQUITECSOFT S.A.S. y/o los Encargados envíen los Datos Personales a un receptor que, a su vez, es responsable del Tratamiento y que puede estar ubicado en Colombia o en Exterior.
• Transmisión de datos personales: Es la comunicación de los Datos Personales a un Encargado del Tratamiento, dentro o fuera de Colombia, con el propósito que este realice un Tratamiento por cuenta de ARQUITECSOFT S.A.S.
• Oficial de Privacidad: Es la persona designada por ARQUITECSOFT S.A.S. que tiene como funciones, entre otras, la protección de los datos personales de los titulares, la vigilancia y control de la aplicación de la presente política de Tratamiento de Datos Personales y dar trámite a las solicitudes de los titulares que quieran ejercer los derechos a que se refiere la ley 1581 del 2012 y el presente documento.

• Principio de Legalidad: En el uso, captura, recolección y Tratamiento de datos personales, se debe ajustar a los establecido en la ley y en las demás normas vigentes.
• Principio de Finalidad: Todas las Actividades de acopio, Procesamiento y divulgación de la información debe obedecer a una finalidad legitima de acuerdo con la constitución política y la ley, la cual debe ser informada al titular, ser definida en forma clara, suficiente y previa.
• Principio de libertad: Todo Tratamiento que se vaya a dar a los datos de personas naturales debe contar con una autorización expresa por parte del Titular (consentimiento), si la ley no establece lo contrario.
• Principio de acceso y circulación Restringida: El tratamiento solo puede hacerse por personas autorizados por el Titular y/o por las personas prestas en la ley.
• Principio de Necesidad: “La información solicitada debe ser la estrictamente necesaria y útil para alcanzar la finalidad perseguida”.
• Principio de Veracidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionado o que induzcan a error, además deberá promoverse la actualización de los mismos.
• Principio de Transparencia: “En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan”.
• Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento”.
• Principio de Confidencialidad: “Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de esta”.

Mediante la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 se expidió el Régimen General de Protección de Datos Personales. Por medio de dicha regulación se desarrolla el derecho constitucional que tienen las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

ARQUITECSOFT S.A.S. en cumplimiento de la normatividad señalada, por medio del presente documento, desarrolla la política para el tratamiento de datos personales que será adoptada por la compañía, así como la manera y las características del tratamiento que se le debe dar a los datos, con el fin de garantizar la protección de los datos personales que reposen en sus bases de datos y archivos garantizando el derecho constitucional que tienen todas la personas a conocer actualizar y ratificar dicha información.

ARQUITECSOFT S.A.S., legalmente constituida, identificada con NIT900.214.463- 0, con domicilio en la Calle 46N # 5AN – 36 B/ la Flora, en la ciudad de Cali, del Valle del Cauca. Página web www.arquitecsoft.com . Teléfonos (2) 3797724.

El tratamiento que realizará ARQUITECSOFT S.A.S., con la información personal será para la recolección, almacenamiento, uso y circulación y tendrá las siguientes finalidades:

• La prestación, entrega, mejora y divulgación de sus productos y servicios.
• Consultar, reportar y actualizar la información ante los operadores de información y centrales de riesgo.
• Realizar todas las gestiones necesarias tendientes a confirmar y actualizar la información de nuestros clientes y proveedores.
• Ofrecer Productos y Servicios como fabricantes de software y servicios Cloud, a través de cualquier medio o canal, diseñados de acuerdo con el perfil de cada cliente o proveedor.
• Realizar transacciones con clientes, proveedores y socios comerciales, así como procesar las órdenes de productos y servicios.
• Evaluar, desarrollar, mejorar y optimizar el uso, el funcionamiento y el rendimiento de nuestros servicios.
• Efectuar análisis e investigaciones comerciales, estudios de crédito, segmentación de mercado, promoción, análisis etnográficos, análisis estadísticos, análisis de riesgos, de mercado y financieros.
• Enviar información respecto a campañas comerciales actuales y futuras, y demás comunicaciones necesarias para mantener comunicado y enterado a los clientes y proveedores mediante: llamadas telefónicas, mensajes de texto, correos electrónicos, Facebook, Twitter, Instagram o cualquier red social de integración.
• Realizar encuestas de satisfacción concernientes a los servicios prestados.
• Transferir y/o transmitir los datos personales ya sea a proveedores, aliados de negocio o terceros con los que ARQUITECSOFT S.A.S., llegue a establecer relaciones comerciales, siempre que el tratamiento sea pertinente; este podrá realizarse en la Nube o en el medio tecnológico existente o por existir que sea idóneo para tal fin. La transferencia y/o transmisión puede ser a terceros países que proporcionen niveles adecuados de protección de datos personales.
• Para efectos de realizar auditorías o investigaciones internas, o con fines financieros, contables.
• Para enviarle notificaciones de nuevas versiones de producto y desarrollo de servicios, eventos, alertas, actualizaciones, precios, condiciones, ofertas especiales, y campañas y promociones asociados.
• Así mismo, podremos tratar su información personal para publicar testimonios en nuestros sitios web, siempre y cuando contemos con su consentimiento previo.

Para el tratamiento de datos personales obtenidos de candidatos, colaboradores y proveedores, las finalidades son:

• La información de la hoja de vida de los candidatos servirá para evaluar su idoneidad de la vacante que se requiera contratar, conservar los datos personales para futuros procesos.
• Entregar los datos a terceros encargados de todo el proceso de selección (reclutamiento, pruebas, contratación y mantenimiento).
• Los datos recogidos de los empleados tienen como finalidad desarrollar las relaciones contractuales.
• Conservación de las grabaciones en cintas magnetofónicas o cualquier otro medio de almacenamiento de información, de la gestión propias de las funciones del cargo para garantizar la calidad del servicio.
• Siempre que aplique, suministrar a las administradoras y entidades que hagan parte del Sistema General de Seguridad Social: Salud, Pensión, Riesgos Laborales, Cajas de Compensación Familiar y otros Operadores de Información PILA.
• En el caso de los Proveedores (personas naturales y/o jurídicas) busca conocer el comportamiento financiero y comercial de éstos; así como seguimiento a su gestión y desempeño.

Los datos sensibles recolectados por ARQUITECSOFT S.A.S., de sus colaboradores serán tratados con las siguientes finalidades:

• Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales para su titular y sus beneficiarios (hijos, cónyuge, compañero permanente).
• Para acceder a beneficios o derechos en salud, recreación, arte, cultura, educación y demás actividades que adelante la compañía, ya sea directamente o por terceros con los cuales establezca convenios, siempre y cuando responda y respete el interés superior de ellos, y se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Como titular de sus datos personales Usted tiene el derecho a:

• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
• Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
• Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles.

El Oficial de Privacidad de ARQUITECSOFT S.A.S. es el responsable de dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos.

Para contactarse con nosotros puede utilizar los canales: Teléfono (2) 3797724, correo electrónico datospersonales@arqs.co o el portal web www.arquitecsoft.com.

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales ARQUITECSOFT S.A.S., presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:

Para la radicación y atención de su solicitud solicitamos suministrar la siguiente información:

• Nombre completo y apellidos.
• Datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
• Medios para recibir respuesta.
• Motivos de los hechos que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).
• Firma y número de identificación.
• Detallar en la llamada o en el asunto del correo electrónico si es una Petición, Queja, Reclamo o Sugerencia.

El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contando a partir del día siguiente a la fecha de radicación. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, ARQUITECSOFT S.A.S., informará al interesado los motivos de demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El titular, causahabiente o apoderado deberá agotar en primer lugar este trámite de consulta o reclamo, antes de dirigirse a la Superintendencia de Industria y Comercio - SIC a formular una queja.

En los casos que ARQUITECSOFT S.A.S. envíe o transfiera datos personales de titulares que reposan en sus bases de datos a otro país, deberá contar con la autorización del titular de la información que es objeto de transferencia. Salvo que la ley diga lo contrario, es presupuesto necesario la existencia de dicha autorización para efectuar la circulación internacional de datos. En ese sentido, los obligados a cumplir esta política deberán verificar que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del titular que permita trasmitir sus datos personales.

La transferencia internacional de datos personales se realizará únicamente a terceros con quien ARQUITECSOFT S.A.S. tenga vínculo contractual, comercial y/o legal.

La presente política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir de Junio 01 del año 2023.

Las bases de datos en las que se registran las bases personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla esa finalidad y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.