Soluciones para la operación de empresas de servicios públicos, autoridades ambientales, entidades de gobierno y negocios.
Servicios públicos domiciliarios
Empresas de acueducto y alcantarillado.
En acueducto el ciclo comercial empieza en el medidor. El número que el lector registra frente al predio se convierte en el consumo del período, en el valor de la factura y, si algo salió mal, en un reclamo con términos de ley y en cartera. Todo lo que viene después hereda ese dato.
La lectura se toma en ruta, frente al predio, y es el único momento en que corregirla no cuesta nada. Después ya entró al ciclo.
Multiusuarios, zonas comunes, macromedición y estimaciones. El consumo de muchos suscriptores no se lee: se calcula.
Un reclamo por consumo activa análisis, reliquidación, posible visita de verificación y respuesta, todo dentro de los términos de ley.
Lo que no se recauda suele venir de un cobro que el suscriptor no reconoce como propio, y se gestiona cuando ya envejeció.
ARQ Business Suite cubre la operación comercial de punta a punta: la gestión del cliente y del predio, la medición, la facturación recurrente, individual y conjunta, el recaudo, la cartera y las órdenes de trabajo. Los procesos se ejecutan sobre un modelo BPM configurable por empresa, así que en cada período se sabe en qué punto va la ejecución y es posible devolverse un paso cuando hace falta.
La facturación electrónica va incluida: ArquitecSOFT es proveedor tecnológico autorizado por la DIAN y el reporte opera bajo el modelo de documento equivalente de servicios públicos domiciliarios, sin costo adicional para la empresa.
Cómo funciona
Cada paso del ciclo comercial trabaja sobre lo que le entregó el anterior. Avanza por la cascada para ver qué hace la plataforma en cada punto, y qué arrastra hacia abajo un dato que entró mal.
La app de lecturas va incluida en el servicio. El lector registra la lectura en ruta, con la novedad si la hay, y el dato queda georreferenciado y soportado.
Si la lectura entra mal, el consumo del período nace mal. Todo lo que sigue hereda ese número, y el error solo se ve cuando el suscriptor reclama.
Noticias
AcuavalleARQ Business SuiteModelo SaaS
ArquitecSOFT acompaña a Acuavalle con ARQ Business Suite en modelo SaaS, sobre nube de Oracle. La empresa no administra infraestructura: la información vive centralizada, los procesos interoperan entre sí y la operación se ejecuta también desde apps en terreno.
Servicios públicos domiciliarios
Empresas que facturan y recaudan en nombre de otros prestadores.
Por ley el cobro viaja en un solo recibo y el usuario no puede pagar los servicios por separado. Alguien tiene que facturar por todos. El mecanismo con el que se intercambia esa información se diseñó para prestadores de pocos usuarios, y hoy tiene que sostener a operadores con cientos de miles de suscriptores, en un ciclo que no espera.
Archivos con cientos de miles de registros no se revisan a ojo ni se corrigen a mano, y cada convenio mueve varios de ellos en cada ciclo.
No hay reglas en el origen. El error se descubre al cargar, o después de facturar, y el rechazo vuelve por correo.
Si el procesamiento tarda horas y se cae al final, no queda ventana para intentarlo otra vez antes del cierre del ciclo.
Sin trazabilidad compartida, responder si un archivo ya se procesó exige revisar correos y preguntarle a una persona.
ARQ Business Suite administra los convenios que hacen parte del proceso de facturación conjunta. Cada convenio queda configurado con las condiciones particulares que rigen la relación con su tercero; las novedades mantienen actualizada, entre facturador y prestador, toda la información que cambia; y las inconsistencias las gestionan ambas partes sobre la misma plataforma, validándolas contra el CIS.
La conexión con el CIS y con las demás herramientas del cliente ocurre por servicios web o por archivos planos, según lo que cada prestador pueda sostener. Los seis pasos del ciclo ocurren en paralelo a la facturación, no después de ella.
Cómo funciona
Cada convenio mueve los mismos seis procesos, y ninguno se puede aplazar. Multiplicados por los convenios de la operación y por doce meses al año, la diferencia entre hacerlos a mano y hacerlos en una plataforma es la diferencia entre facturar a tiempo y perder el ciclo.
| Alumbrado público | Aseo | Aseguradoras | Tasa de seguridad | |
|---|---|---|---|---|
| Clientes nuevos y retirados | ||||
| Novedades de catastro | ||||
| Gestión de tarifas | ||||
| Insumos para liquidar | ||||
| Liquidación y cargue al XML | ||||
| Recaudo del integrador |
1 de 6 procesos del ciclo223 convenios12 ciclos al año
El prestador gestiona por su cuenta las altas y las bajas de su convenio, sin depender de que alguien procese un correo.
Noticias
EPMARQ Business SuiteModelo multiempresa
EPM presta facturación y recaudo conjunto a prestadores de alumbrado público, aseo, aseguradoras y tasa de seguridad. El intercambio manual por correo se reemplazó por un modelo de autogestión sobre una plataforma multiempresa, con cobertura de los 223 convenios en un mismo período.
Ambiental
Corporaciones autónomas regionales y autoridades ambientales urbanas.
La gestión de una autoridad ambiental crece en volumen y en complejidad más rápido que los sistemas que la sostienen. Cuando la información vive en herramientas que no se hablan entre sí, el expediente se mueve a mano, los términos de ley corren y el ciudadano termina en la ventanilla.
Registros duplicados, sin visión única del usuario y con la operación repartida en herramientas aisladas que impiden consolidar la gestión.
Trámites con pasos innecesarios y expedientes que se mueven manualmente entre dependencias, sin saber en qué punto va cada uno.
Inspección y control sin herramientas de apoyo, con información que se captura en papel y se vuelve a digitar en la oficina.
Conectar con los sistemas nacionales y responder a los entes de control, mientras el ciudadano espera un canal para radicar, consultar y pagar por su cuenta.
ArquitecSOFT acompaña a la Corporación sobre una plataforma única de enfoque modular, que se opera según lo que la entidad necesita: el otorgamiento y seguimiento de los derechos ambientales, el expediente electrónico bajo Tablas de Retención Documental, la gestión comercial de todos los rubros propios de la CAR, y los canales digitales que acercan la entidad a la comunidad.
La interoperabilidad no es un módulo aparte: el intercambio con otras entidades, la DIAN, bancos y sistemas externos ocurre dentro del mismo sistema donde se tramita el expediente.
Cómo funciona
La operación de una corporación ambiental ocurre sobre una sola plataforma: lo que se radica en ventanilla, lo que se captura en campo y lo que se monitorea en el territorio terminan en el mismo expediente.
Trámites ambientales, trámites internos y PQRDS entran por distintos canales y se centralizan en un solo punto, con reglas que los clasifican desde el inicio.
Noticias
CVCARQ Business SuiteInteroperabilidad
ARQ Business Suite quedó registrado como subsistema en la instancia productiva de X-Road a través de la CVC, con servidor certificado por Certicámara. Es el primer subsistema corporativo del sector ambiental colombiano configurado y certificado para interoperar.
CVCGestión documentalCanal ciudadano
Sobre el módulo de gestión documental de ARQ Business Suite, ArquitecSOFT construyó para la CVC una aplicación para la recepción de denuncias de actos contra los recursos naturales. La denuncia del ciudadano entra al mismo sistema que después la tramita como expediente.
Sector público
Alcaldías y entidades territoriales que liquidan las rentas del municipio y responden por sus bienes inmuebles.
El recaudo de un municipio no se decide en el momento del cobro, se decide meses antes. Se decide en las mutaciones catastrales que entraron o no entraron, en las sobretasas que se liquidaron bien o mal, en los pagos que llegaron del banco y quedaron sin aplicar, y en los acuerdos de pago que nadie está controlando. Con los predios que el municipio no cobra sino que administra, los suyos propios, pasa lo mismo: la información vive repartida entre escrituras, planos y folios de matrícula.
Desenglobes, unificaciones, rectificaciones e inscripciones llegan del gestor catastral y hay que incorporarlas. La mutación que no entra deja el predio liquidado sobre una realidad que ya cambió.
A la liquidación se suman la sobretasa ambiental y la bomberil, y cada cambio de avalúo o de norma obliga a reliquidar. Hacerlo por fuera del sistema garantiza que la diferencia aparezca después.
Los pagos entran por las entidades financieras y hay que aplicarlos predio por predio y vigencia por vigencia. Mientras no se apliquen, el contribuyente figura debiendo lo que ya pagó.
Cada acuerdo tiene cuotas, plazos e intereses que se liquidan a la tasa vigente. Sin un lugar donde vivan, el incumplimiento se descubre cuando ya pasaron varias cuotas.
La plataforma administra el ciclo tributario del municipio de punta a punta: incorpora las mutaciones que llegan del gestor catastral en la actualización mensual y en la anual, liquida el impuesto predial con sus sobretasas ambiental y bomberil, reliquida cuando cambia el avalúo o la norma, y administra los acuerdos de pago con sus cuotas y sus intereses liquidados a la tasa vigente.
El recaudo se automatiza con las entidades financieras mediante archivos planos en el estándar de Asobancaria, así que el pago queda aplicado al predio y a la vigencia que corresponde. Y el alcance no se detiene en las rentas: la misma plataforma soporta la investigación predial de los bienes del propio municipio, consolidando escrituras, planos, folios de matrícula y polígonos en un único repositorio.
Cómo funciona
El impuesto municipal no es un proceso que termina: se corrige cada mes con la actualización catastral y vuelve a arrancar cada año. Avanza por el ciclo para ver qué recibe y qué entrega cada paso, y qué pasa a la siguiente vigencia cuando algo no se recauda.
Paso 1 de 6
Se liquida sobre una ciudad que ya cambió, y la diferencia aparece cuando el contribuyente reclama.
Cada vuelta del ciclo deja una parte sin pagar. Esa parte no se borra: se acumula, se negocia y genera intereses.
Noticias
Distrito de CaliBienes inmueblesInvestigación predial
La Unidad Administrativa Especial de Gestión de Bienes y Servicios del Distrito de Cali implementó ARQ para centralizar y organizar la información de los inmuebles de propiedad del Distrito. La herramienta acompaña los procesos de investigación predial, zonas verdes y topografía, y alimenta el Sistema de Información de Bienes Inmuebles.
ARQTAXImpuesto predialCatastro
Cinco municipios administran su impuesto predial con ARQTAX. La plataforma cubre el ciclo completo: incorpora las mutaciones del gestor catastral, liquida el predial con sus sobretasas, recauda a través de las entidades financieras y administra los acuerdos de pago con sus cuotas e intereses.
Negocios y pymes
Tiendas y comercios que venden en mostrador, de un punto de venta a una red de sucursales.
En una tienda la operación se mide en segundos de mostrador y en unidades de inventario, y casi nunca coinciden. La venta se registra en un lado, el inventario se ajusta en otro, la factura se arma aparte y el cierre de caja se cuadra al final del día contra lo que alguien recuerda. Mientras el negocio tiene un punto, eso se sostiene con disciplina. Cuando abre el segundo, deja de sostenerse.
Si el descuento de stock no ocurre en el momento del cobro, la existencia del sistema y la del estante empiezan a separarse. El conteo físico llega semanas después, cuando ya se compró de más o se dejó de vender por falta de producto.
Efectivo, tarjeta, transferencia y billetera digital entran por caminos distintos, y al final del día alguien tiene que juntarlos a mano. La diferencia aparece siempre, y casi nunca se sabe de dónde salió.
Sin reportes por producto, por hora o por punto de venta, la próxima compra se decide por intuición. El capital del negocio termina quieto en la mercancía equivocada mientras se agota la que sí rotaba.
Stock propio, caja propia, personal propio y ninguna forma de compararlas sin pedir cifras por mensaje. Crecer deja de ser abrir un punto y pasa a ser administrar dos operaciones separadas.
Ensupunto reúne en un solo sistema lo que en la mayoría de las tiendas vive separado. Al cerrar la venta emite la factura electrónica con la normativa cumplida, descuenta el inventario del punto, registra el medio de pago y suma el movimiento al cierre de caja, sin digitar lo mismo dos veces. El stock avisa antes de agotarse, y cada producto lleva su costo y su margen real.
La información del día deja de depender de que alguien la reporte: lo vendido, los productos que más rotan y las horas pico se consultan desde el celular, y se comparan entre puntos de venta o entre vendedores. Cuando abre una sucursal nueva, entra al mismo panel con su propio inventario sincronizado y con permisos por persona, sin rehacer la operación desde cero.
Cómo funciona
En una tienda el trabajo no está en vender, está en todo lo que hay que hacer después de cada venta. Cuando esas cinco cosas viven en herramientas separadas, alguien las hace a mano. Mira qué ocurre en cada una, y qué pasa cuando están sueltas.
Qué hace el sistema
Emite la factura electrónica con la normativa cumplida en el mismo momento del cobro, sin un paso aparte ni otra herramienta.
Cuando vive separado
Se factura después, y lo que quedó cobrado deja de coincidir con lo que quedó facturado.
Negocios y pymes
Restaurantes, cafeterías y bares que emiten cientos de documentos al día y no pueden detener el servicio para resolverlos.
Un restaurante no factura como una empresa. No emite doscientos documentos al mes, emite esa cantidad en una noche, concentrados en dos franjas, y cada uno tiene que salir en segundos mientras la mesa espera la cuenta. A eso se suma que un solo local toca casi todos los tipos de documento que exige la norma en la misma jornada. Aquí un documento detenido no es un trámite pendiente: es una mesa que no se puede cerrar.
Lo que otra empresa reparte en un mes, un restaurante lo emite en unas pocas horas. La plataforma que responde bien con carga baja es justamente la que se ralentiza cuando el local está lleno.
En el mismo local conviven el documento POS electrónico del servicio corriente, la factura de venta cuando el cliente la pide a nombre de una empresa, las notas crédito de las anulaciones y el documento soporte de las compras a proveedores no obligados a facturar.
Un tope de documentos, una caída o una demora en la transmisión no se sienten en la oficina: se sienten en la fila. Y no hay forma de aplazar el cierre de una cuenta hasta mañana.
El local ya tiene su punto de venta y su forma de trabajar. Cambiar de sistema para cumplir con la norma significa reentrenar al personal en plena operación, que es exactamente lo que nadie quiere hacer.
Habbiles es la solución de ArquitecSOFT autorizada ante la DIAN, y la cobertura documental va completa desde el primer día, sin módulos aparte: documento POS electrónico, factura electrónica de venta, notas crédito y débito, documento soporte, documento equivalente, nómina electrónica y los eventos de recepción. Un local no tiene que contratar nada adicional cuando aparece el tipo de documento que todavía no había necesitado.
La emisión no se bloquea por haber superado un tope, así que una noche con más movimiento de lo normal no detiene el cierre de cuentas. Y la conexión ocurre sobre la caja o el sistema de venta que el local ya usa, por servicios web, API o archivo, sin cambiar de herramienta ni reentrenar al personal. Todo corre en modelo SaaS sobre nube de Oracle, con mesa de servicio y monitoreo.
Cómo funciona
Un restaurante recorre en un solo día buena parte de lo que la norma regula, y cada tipo de documento aparece en su momento. Avanza por la jornada para ver cuál entra en cada punto y qué pasa cuando la cobertura llega por partes.
Qué documento entra
Las compras a proveedores no obligados a facturar, como la plaza o el productor pequeño, se soportan con documento soporte, que también se transmite y se archiva.
Cuando la cobertura llega por partes
La compra queda sin soporte válido, y el costo del día no se puede deducir ni sustentar después.
Servicios públicos domiciliarios
Operadores de recolección, barrido y aprovechamiento, con flota propia o contratada.
Aseo es el único servicio público domiciliario que se presta en movimiento. No hay una red fija ni un medidor en el predio: hay rutas, vehículos y toneladas, y la prueba de que el servicio se prestó hay que levantarla en la calle. A eso se suma algo que no le pasa a ningún otro servicio: una parte de lo que el operador recauda no es suya, y hay que repartirla entre los prestadores de aprovechamiento según toneladas que aprueba un sistema externo.
La prestación se hace en ruta, lejos de cualquier oficina. Sin evidencia georreferenciada y en tiempo real de que la ruta se cumplió, sustentarlo ante el ente de control depende de planillas que alguien llenó a mano.
Propia o contratada, la operación es logística que no admite aplazamiento. Cuando el seguimiento, el mantenimiento y los costos viven en sistemas distintos, el costo real de prestar el servicio se conoce cuando el período ya cerró.
El cálculo tarifario tiene que cumplir la regulación del servicio y alimentar después al sistema comercial. Un error ahí no afecta a un suscriptor: se factura a todos, y se corrige a todos.
Los recursos de los prestadores de aprovechamiento salen de lo que recauda el operador, y en el país hay más de cuatrocientos. Calcular cuánto le toca a cada uno, entregarlo y sustentarlo es un proceso mensual que no se puede improvisar.
La operación en terreno se administra con AIO, que reúne la configuración de flotas, el seguimiento satelital, el mantenimiento y el control de costos en una sola herramienta, para flota propia o tercerizada. Su aplicación móvil levanta en campo el catastro, los residuos especiales y peligrosos, las evidencias de la prestación y la georreferenciación de los equipos de trabajo, así que el cumplimiento de la ruta queda documentado en el momento en que ocurre.
Del lado comercial, Épsilon calcula la tarifa conforme a la regulación del servicio y la entrega al sistema comercial, que administra la facturación, el recaudo y la cartera sobre un motor de reglas y un modelo BPM configurable. SIPA resuelve la distribución de los recursos de aprovechamiento: carga los recaudos, calcula lo que corresponde a cada prestador según la información del SUI y genera la dispersión automática con archivos de banco.
La capa que lo mira todo junto
Reúne en una vista de 360 grados la información de los sistemas de la organización y la de los actores externos, y sobre ella construye la trazabilidad de los servicios: qué se prestó, dónde, a quién y con qué variables de atención. La ruta y la factura dejan de ser dos historias separadas. De ahí salen los reportes que exigen los entes de control, ya cuadrados contra la operación que los generó, en lugar de armarse a mano cada vez que los piden.
Y como en aseo el comportamiento del servicio no es estable, el análisis se hace sobre las variaciones, las tendencias y las estacionalidades de cada proceso, no sobre un promedio. Las reglas de validación definen quién responde por cada dato y en qué tiempo, así que una inconsistencia tiene dueño y plazo antes de convertirse en un hallazgo del ente de control.
Cómo funciona
En aseo el operador cobra una cuenta y después tiene que repartir parte de ese dinero entre los prestadores de aprovechamiento, en la proporción que definen las toneladas aprobadas en el SUI. Avanza por el recorrido para ver qué determina cada parte, y qué pasa cuando el reparto se hace a mano.
Punto de partida
Lo recaudado del componente de aprovechamiento
Los anchos son ilustrativos: sirven para mostrar que el reparto es desigual y que lo define el SUI, no un acuerdo entre las partes.
Qué define esta parte
Los prestadores de aprovechamiento que operan en el territorio. En el país hay más de cuatrocientos, y cada operador reparte entre los que le corresponden.
Cuando el reparto se hace a mano
Identificar quién entra al reparto cada mes se vuelve un trabajo de revisión manual, y basta con omitir a uno para que el reclamo llegue después.
Servicios públicos domiciliarios
Distribuidoras de gas natural domiciliario y los programas de financiación asociados al servicio.
En gas la distribuidora casi nunca empieza de cero. Ya tiene un core comercial en producción, su propio portal, sus canales de venta y, en muchos casos, un programa de financiación que viaja pegado a la factura. El problema no es que falte un sistema: es hacerlo evolucionar sin apagarlo.
Cada frente nuevo entra sobre una operación que está vendiendo. No hay una ventana para reescribir: lo que se construye tiene que convivir con lo que ya está en producción y salir por partes.
La relación con el usuario no termina en la factura. Cupo, estudio y aprobación del crédito, firma, pagaré, cartera y recaudo forman un ciclo financiero completo que corre en paralelo al ciclo comercial del servicio.
Botón de pago, enlace de pago, venta por WhatsApp, autogestión con código QR en el punto del aliado. Cada canal amplía la venta y a la vez abre otro camino que hay que validar con las mismas reglas de identidad y de fraude.
El mismo portal opera empresas distintas, cada una con sus parámetros, su propia versión del core y su propio momento para entrar. Incorporar una distribuidora no es configurar: es cerrar brechas.
En los demás sectores llevamos producto. En gas llevamos equipo. Nos integramos a los tableros, los repositorios y el flujo de trabajo de la distribuidora para construir los frentes nuevos sobre su propia plataforma, integrarlos con el core que ya usa y sostenerlos después: pruebas, monitoreo, despliegue y soporte de la operación.
Eso va desde el portal que unifica la operación y los procesos base de la venta hasta los canales digitales, las reglas antifraude, las garantías del crédito, el ciclo de vida de la cartera y la entrada de nuevas distribuidoras y nuevas geografías.
En operación desde 2023
Acompañamos la construcción y la evolución de la plataforma digital de la franquicia Brilla. El trabajo cubre siete líneas: el portal unificado y los procesos base de la venta, los canales digitales de pago y venta, la venta en el punto del aliado, los controles de riesgo y fraude, las garantías, el ciclo de vida del crédito y los frentes de expansión hacia nuevas distribuidoras y hacia la operación en Perú.
Todo se construyó sin detener la operación. Los frentes salieron por fases y el portal siguió vendiendo mientras se agregaban.
Cómo funciona
La plataforma en producción es la base y no se detiene. Cada frente se construyó encima, por fases. Recorre las capas para ver qué entró en cada una y qué siguió operando mientras entraba.
Qué entró
El portal que unifica la operación de las distribuidoras: accesos, usuarios y roles, aliados, sucursales, artículos, parámetros, reportes y la sincronización con el core comercial.
Qué siguió operando mientras entraba
Es la base de todo lo demás. Cada capa que vino después se montó encima de esta, sin volver a construirla.
El orden de las capas es el orden en que se construyeron. No representa el tamaño, la duración ni el esfuerzo de cada frente.
Conversemos sobre tu operación y te mostramos qué parte del ecosistema aplica a tu caso.
